Compras

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Tramite Compras[editar]

El procedimiento proporciona la información requerida para la compra dentro del flujo de aprobaciones para la entrega de los productos solicitados.

Cabe indicar que TODAS las compras mayores a $ 100 deben ser canalizadas a través del Responsable de Adquisiciones.

Las compras de montos menores a $ 100 se los realizarán a través de caja Chica.

"FORMATOS ACTUALIZADOS"

Funciones y responsabilidades[editar]

  • Empleados (solicitantes)
    • Los Empleados tienen la responsabilidad de proporcionar una descripción de los equipos, bienes o materiales (una foto asegura la compra del producto correcto), servicios y contrataciones por consultoría, y la fecha aproximada para su entrega, la misma que se solicita por correo electrónico al Responsable de Adquisiciones adjuntado los formatos correspondientes. Excel (bienes) Word - Servicios y Word – Consultorías. Dependiendo del tipo de proceso se presentará el documento.
  • Coordinadores de Área (CA) e Investigadores Principales (IP)
    • La responsabilidad de los Coordinadores de Área e Investigadores Principales es asegurar que se proporcionen los documentos de respaldo y la justificación para la compra. Tienen la responsabilidad de aprobar la Solicitud de Fondos (SF) y asegurar los fondos asignados con el código correcto. El PI puede aprobar procesos de hasta $2000 USD para adquirir bienes, servicios o consultorías.
  • Project Manager*
    • El Project Manager puede aprobar procesos de hasta $3000 USD para adquirir bienes, servicios o consultorías.
  • Directores de Área (DA)
    • El Director de Área puede aprobar procesos de hasta $4999 USD para adquirir bienes, servicios o consultorías.
  • Director Financiero (DF)
    • Es responsable de realizar las certificaciones de los fondos y aprobaciones de los pagos.
  • Director Ejecutivo
    • El Director Ejecutivo aprueba las Solicitudes de Fondos por valores de $5000 y superiores .
  • Responsable de Adquisiciones
    • El Responsable de Adquisiciones tiene la responsabilidad de contactar a los proveedores para obtener las cotizaciones con el fin de obtener los mejores costos, realizara un cuadro comparativo cuando el valor del proceso sobrepase los $2001 USD.
    • Proformas necesarias en relación a los montos de contratación de bienes y servicios:

De $01 - $2000 – 1 Cotización De $2000 - $5000 – 2 Cotización De $5000 – Mayor – 3 Cotización

    • El Responsable de Adquisiciones coordinará para que todos los materiales sean entregados en las instalaciones de la FCD (Pto. Ayora).

**La negociación con los proveedores debe enmarcarse bajo principios de transparencia e integridad y bajo ningún aspecto comprometan o pongan en riesgo los intereses y el prestigio de la Organización.

    • El Responsable de Adquisiciones debe asegurar que se adquieren y posteriormente se pagan los precios justos y que los bienes y servicios adquiridos cumplen los requerimientos de calidad y garantía.
  • Responsable de Logística
    • El Responsable de Logística es responsable de retirar y entregar en buen estado o en estado de funcionamiento en los lugares establecidos por los solicitantes de la compra en coordinación con el Responsable de Adquisiciones.
  • Responsable de Bienes
    • Asegura que los productos, materiales o equipos sean registrados en coordinación con, responsable de adquisiciones estos deben constar en el registro de activos y una breve descripción de su estado.

Tipos de Compras[editar]

Compras Locales[editar]

Toda compra de bienes y servicios realizada dentro de la Región Insular de Galápagos.

Compras Nacionales[editar]

Toda compra de bienes y servicios realizada dentro del Ecuador Continental.

Compras Internacionales[editar]

Para compras internacionales, se seguirán los procedimientos para importación y liberación de impuestos con el agente de aduana. Esta compra no requerirá proformas, tomando en cuenta que son productos exclusivos y solamente se encuentran en el extranjero. Toda compra de bienes y servicios realizada en el exterior deberá incluir el link de cada ítem (enlace). Se deberá solicitar con el documento de Excel (bienes) El pago se lo realizará mediante tarjeta de crédito corporativa de acuerdo al procedimiento establecido para su uso. “Al ser una compra internacional, se debe anticipar en la respectiva solicitud de compra por parte del solicitante, al menos con un mes y medio para la fecha que necesite en Galápagos el producto.”

Compras de Bienes de Capital[editar]

Únicamente el Director Ejecutivo y/o Junta Directiva según el nivel de autoridad, previa la recomendación de Coordinador Financiero, aprobará inversiones de bienes de capital como vehículos, bienes inmuebles, valores e inversiones de acuerdo a los niveles de autorización vigentes.

Compra de Bienes y Servicios no Presupuestados y de Emergencia[editar]

En caso de solicitar algún bien y servicio que no se encuentre presupuestado, es necesaria la aprobación del Director Ejecutivo según su nivel de aprobación, con la justificación del requerimiento del bien y servicio. Para Compras de emergencia, se deberá justificar cada caso y se regularizará el proceso posteriormente.

Requerimientos de Cotizaciones[editar]

Para bienes, servicios y consultorías:

  • De $01 - $2000 – 1 Cotización
  • De $2000 - $5000 – 2 Cotización
  • De $5000 – Mayor – 3 Cotización

Procedimiento[editar]

Flujo Procedimiento[editar]

El cuadro de abajo ilustra el procedimiento y el proceso a seguir para que la compra de bienes, servicios y consultorías, demostrando los pasos a seguir para iniciar el proceso.

MAPA 2.png

Descripción Proceso Compra[editar]

DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRA
Paso# Pasos del Proceso Descripción
1 Solicitud para compra de bienes y servicios Persona que solicita la compra:
  • El interesado solicita al área de Adquisiciones, mediante correo electrónico la cotización de un producto o servicio adjuntando todos los detalles, colores, marcas, cantidades y si es necesario se adjuntara fotografía del objeto a cotizar.
  • Solicita la fecha aproximada de entrega
  • Debe incluir el código de financiamiento, objetivo y tarea
2 Identifica los proveedores o contratistas y recibe la cotización con el IVA incluido y transporte Responsable de Adquisiciones:
  • De acuerdo al monto de contratación se reciben de 1 a 3 cotizaciones.
  • Remite cotizaciones al área requirente para su selección
  • Área solicitante revisa costos y selecciona cotización
3 Confirmación de fondos “Coordinación Financiera”
  • Coordinador Financiero autoriza el monto de la contratación
4 Responsable de Adquisiciones: Investigador Principal o Coordinador de área:
  • Aprueba la OP si el valor se encuentra entre $1 A USD1,000 y la entrega al Supervisor de Adquisiciones
5 Aprobación Final Director Ejecutivo:
  • Aprueba el gasto entre $3000USD y $10,000USD
  • Envía la Solicitud de Aprobación a la Junta para gastos mayores a los $10,000USD a menos que cuente con aprobación previa
6 Compra de Bienes y Servicios Responsable de Adquisiciones:
  • En el caso de servicios se produce un contrato, Coordinador de Operaciones sumilla contrato para firma de Dirección y comunica a Finanzas
  • Una vez aceptada la cotización y con los respectivos códigos (tarea y objetivo) de financiamiento se procederá con la compra
  • Cuando llega la compra, Una vez que se tenga la mercadería se verificarán cantidades y especificaciones
7 Retiro, Entrega y Registro de Bienes y Servicios Responsable de Logística y Responsable de Bienes:
  • Retiran y entregan de los materiales los sitios asignados por los solicitantes
8 Recibe Bienes y Servicios Investigadores Principales y/o Coordinadores de Área
  • Inspecciona la calidad de los bienes y servicios y asegura que sea lo que se pidió
  • Utiliza los bienes y servicios
9 Entrega de Facturas Responsable de Adquisiciones:
  • Recibe la factura y elabora la OP
  • Adjunta copia de contrato en caso que lo amerite
10 Finaliza la compra Responsable de Adquisiciones:
  • Entrega la documentación junto a la OP debidamente firmada para el respectivo proceso de pago a Contabilidad.

Tutoriales de instrucción en ERP LINK[editar]

Para solicitud de fondos en el ERP LINK, debe identificar cual es su necesidad y elegir una de las alternativas detalladas a continuación:






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