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Proceso de Reserva de Sala de Conferencias

¡Bienvenido al proceso de reserva de nuestra Sala de Exposiciones! Estamos encantados de ayudarte a organizar tu evento. Sigue esta guía paso a paso para asegurar tu espacio y garantizar una experiencia exitosa.

Documentos Necesarios

Para iniciar el proceso de reserva, necesitarás los siguientes documentos:

Documentos Adjuntos
Documento Descripción
Formato de Reserva de Sala Formato que deberás completar y enviar en formato PDF.
Acomodaciones Disponibles Especificaciones de la disposición de mesas y sillas.

Pasos para la Reserva

Enviar Solicitud

Envía un correo electrónico a Joan Villa a joan.villa@fcdarwin.org.ec. Asegúrate de adjuntar el formato de reserva completado en formato PDF. Este es el primer paso crucial para asegurar tu espacio.

Incluir Información Necesaria en el Correo Electrónico

En tu correo electrónico, incluye la siguiente información:

  • Tema del evento: Describe brevemente el propósito del evento.
  • Nombre del solicitante: Indica tu nombre completo.
  • Fecha y hora de la reserva: Especifica la fecha y la hora exacta en la que deseas reservar la sala.
  • Duración estimada: Menciona la duración aproximada del evento.
  • Configuración de la sala: Especifica cómo deseas que se dispongan las mesas y sillas. Consulta las Acomodaciones Disponibles para más detalles.

Confirmación

Recibirás una respuesta en un máximo de 48 horas. Si no recibes una respuesta dentro de este plazo, el uso de la sala no está confirmado. Asegúrate de esperar a recibir un código de reserva para confirmar tu solicitud.

Servicios e Instalaciones

Ofrecemos una variedad de servicios e instalaciones para garantizar el éxito de tu evento. Aquí te detallamos lo que incluye cada sala y los servicios adicionales disponibles.

Sala Biblioteca

La Sala Biblioteca está equipada con todo lo necesario para reuniones y presentaciones.

Servicio Descripción
Sillas Incluidas
Mesas Incluidas
Agua Incluida
Baño Incluido
Proyector Incluido
Limpieza del área 2 a 3 veces por evento
Wifi Requerimiento al departamento de IT
Parlante Bajo Solicitud
Micrófono Bajo Solicitud

Inspiration Complex

El Inspiration Complex es ideal para eventos más grandes y dinámicos, ofreciendo un amplio rango de servicios.

Servicio Descripción
Sillas Incluidas
Mesas Incluidas
Espacio para coffee break Incluido
Sistema de audio Incluido
Proyector Incluido
Lona de proyección Incluida
Atril Incluido
Dispensador de agua fría y caliente Incluido
Cámara web Bajo Solicitud
Micrófonos Bajo Solicitud
Pizarras Bajo Solicitud
Wifi (Starlink dedicado) Requerimiento al departamento de IT
Limpieza 2 a 3 veces por evento

Servicios Opcionales

Además de las instalaciones básicas, ofrecemos servicios adicionales para mejorar tu evento:

  • Estación de bebidas: Café y té disponibles para los asistentes.

Ingreso de Vehículos

Para garantizar la seguridad y comodidad de todos nuestros visitantes, hemos establecido las siguientes políticas de ingreso de vehículos:

  • El ingreso de vehículos a la fundación es restringido y solo se dará autorización para personas discapacitadas, embarazadas, con hijos o con dificultad para caminar. El resto de personas deberá caminar.
  • El ingreso de vehículos al Inspiration Complex es únicamente para el servicio de catering. Vehículos particulares no están permitidos.

Vehículos permitidos:

  • Minibús
  • Van
  • Taxi

La solicitud de permiso de vehículo debe informarse con 24 horas de anticipación al evento.

Contacto

Para consultas o requerimientos adicionales, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos aquí para ayudarte en cada paso del proceso.

¡Esperamos tu solicitud y estamos ansiosos por ayudarte a organizar un evento exitoso!