Compras

Tramite Compras

El procedimiento proporciona la información requerida para la compra dentro del flujo de aprobaciones para la entrega de los productos solicitados.

Cabe indicar que TODAS las compras mayores a $ 100 deben ser canalizadas a través del Responsable de Adquisiciones.

Las compras de montos menores a $ 100 se los realizarán a través de caja Chica.

Funciones y responsabilidades

• Empleados (solicitantes)
  • Los Empleados tienen la responsabilidad de proporcionar una descripción de los equipos, bienes o materiales (una foto asegura la compra del producto correcto), servicios y contrataciones por consultoría, y la fecha aproximada para su entrega, la misma que se solicita por correo electrónico al Responsable de Adquisiciones adjuntado los formatos correspondientes. Excel (bienes) Word - Servicios y Word – Consultorías. Dependiendo del tipo de proceso se presentará el documento.
• Investigadores Principales (IP)y Coordinadores de Área (CA)
  • La responsabilidad de los Investigadores Principales y Coordinadores de Área es asegurar que se proporcionen los documentos de respaldo y la justificación para la compra. Tienen la responsabilidad de aprobar la OP (Orden de Pago) y asegurar los fondos asignados con el código correcto. El PI puede aprobar procesos de hasta $2000 USD para adquirir bienes, servicios o consultorías.
• Coordinador Financiero
  • Es responsable de realizar las certificaciones de los fondos y aprobaciones de los pagos.
• Director Ejecutivo
  • El Director Ejecutivo aprueba las OP por valores de $5000 y superiores .
• Responsable de Adquisiciones
  • El Responsable de Adquisiciones tiene la responsabilidad de contactar a los proveedores para obtener las cotizaciones con el fin de obtener los mejores costos, realizara un cuadro comparativo cuando el valor del proceso sobrepase los $2001 USD.
  • Proformas necesarias en relación a los montos de contratación de bienes y servicios:

De $01 - $2000 – 1 Cotización De $2000 - $5000 – 2 Cotización De $5000 – Mayor – 3 Cotización

• • El Responsable de Adquisiciones coordinará para que todos los materiales sean entregados en las instalaciones de la FCD (Pto. Ayora).

**La negociación con los proveedores debe enmarcarse bajo principios de transparencia e integridad y bajo ningún aspecto comprometan o pongan en riesgo los intereses y el prestigio de la Organización.

• • El Responsable de Adquisiciones debe asegurar que se adquieren y posteriormente se pagan los precios justos y que los bienes y servicios adquiridos cumplen los requerimientos de calidad y garantía.
• Responsable de Logística
  • El Responsable de Logística es responsable de retirar y entregar en buen estado o en estado de funcionamiento en los lugares establecidos por los solicitantes de la compra en coordinación con el Responsable de Adquisiciones.
• Responsable de Bienes
  • Asegura que los productos, materiales o equipos sean registrados en coordinación con, responsable de adquisiciones estos deben constar en el registro de activos y una breve descripción de su estado.

Tipos de Compras

Compras Locales

Toda compra de bienes y servicios realizada dentro de la Región Insular de Galápagos.

Compras Nacionales

Toda compra de bienes y servicios realizada dentro del Ecuador Continental.

Compras Internacionales

Para compras internacionales, se seguirán los procedimientos para importación y liberación de impuestos con el agente de aduana. Esta compra no requerirá proformas, tomando en cuenta que son productos exclusivos y solamente se encuentran en el extranjero. Toda compra de bienes y servicios realizada en el exterior deberá incluir el link de cada ítem (enlace). Se deberá solicitar con el documento de Excel (bienes) El pago se lo realizará mediante tarjeta de crédito corporativa de acuerdo al procedimiento establecido para su uso. “Al ser una compra internacional, se debe anticipar en la respectiva solicitud de compra por parte del solicitante, al menos con un mes y medio para la fecha que necesite en Galápagos el producto.”

Compras de Bienes de Capital

Únicamente el Director Ejecutivo y/o Junta Directiva según el nivel de autoridad, previa la recomendación de Coordinador Financiero, aprobará inversiones de bienes de capital como vehículos, bienes inmuebles, valores e inversiones de acuerdo a los niveles de autorización vigentes.

Compra de Bienes y Servicios no Presupuestados y de Emergencia

En caso de solicitar algún bien y servicio que no se encuentre presupuestado, es necesaria la aprobación del Director Ejecutivo según su nivel de aprobación, con la justificación del requerimiento del bien y servicio. Para Compras de emergencia, se deberá justificar cada caso y se regularizará el proceso posteriormente.

Requerimientos de Cotizaciones

Para bienes, servicios y consultorías:

• De $01 - $2000 – 1 Cotización
• De $2000 - $5000 – 2 Cotización
• De $5000 – Mayor – 3 Cotización

Procedimiento

Flujo Procedimiento

El cuadro de abajo ilustra el procedimiento y el proceso a seguir para que la compra de materiales, bienes y servicios se cumpla oportunamente, dentro del presupuesto acordado, demostrando los pasos a seguir para iniciar el proceso para solicitar recursos y entregar los productos comprados.

• 

  DiagramaFlujo

• 

  DiagramaFlujo

Descripcion Proceso de Pago

Descripcion Del Proceso De Pago

Paso	Area	Proceso de Pago
1	Contabilidad	Responsable del registro CXP A Proveedores Recibe la siguiente documentacion en original y con las firmas respectivas: 1.Orden de Pago-OP 2.Factura 3.Cotizaciones/cuadro comparativo ( si la compra es mayor a 1000 dolares) 4.Contrato Original (Si fuera el caso) coincidente con cotizaciones. 5.Formulario con datos del Proveedor Realiza control: verifica que los documentos tengan razonabilidad con la compra y que las facturas cumplan con los requisitos de Facturacion Procede con el registro en el sistema contable y emite la retencion
2	Contabilidad	Responsable TESORERIA
3	Contabilidad	Recibe el Comprobante de Cuentas por pagar con los sustentos adjuntos Realiza el Comprobante de Egreso en el Sistema SIP Sube al Sistema Financiero bizbank para la posterior acreditación en la cuenta del proveedor (Beneficiario)
4	Coordinadora Financiera	Recibe el proceso y verifica la razonabilidad de la documentacion y aprueba el registro contable y pago
5	Direccion Ejecutiva y RRHH	Recibe el proceso Aprueba el pago en el portal del Banco Bizbank ( Aprobacion Inicial ) Posterior a la aprobacion inicial se envia a la Direccion ejecutiva y/o Recursos humanos para la aprobacion final en el portal del Banco Bizbank
6	Responsable de Adquisiciones	Recibe la confirmacion del pago por parte de Tesoreria para el respectivo informe al proveedor

Descripcion Proceso Compra

DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRA

Paso#	Pasos del Proceso	Descripcion
1	Solicitud para compra de materiales, bienes y servicios	Persona que solicita la compra: El interesado solicita al Responsable de Adquisiciones ,mediante correo electronico la cotizacion de un producto o servicio adjuntando todos los detalles, colores, marcas, cantidades y si es necesario se adjuntara fotografia del objeto a cotizar Solicita la fecha aproximada de entrega Debe incluir el codigo de financiamiento,objetivo y tarea
2	Confirmacion de fondos	FINANZAS (Coordinacion Financiera)
3	Identifica los proveedores, vendedores o contratistas y recibe la cotizacion con el IVA incluido y transporte	Responsable de Adquisiciones: Consigue una cotización o cotizaciones de acuerdo al monto a nivel nacional e internacional. Asegura que la calidad de los bienes y servicios esté de acuerdo con lo que espera el solicitante Mantiene informada a la persona que solicita los bienes y servicios Prepara la OP para el Investigador Principal o Coordinador de Area para su firma
4	Revisión de la Cotización	Investigador Principal o Coordinador de Area: Revisa el costo y la calidad de los bienes y servicios Selecciona la cotización y aprueba la OP Aprueba la OP si el valor se encuentra entre $1 A USD1,000 y la entrega al Supervisor de Adquisiciones Coordinador Financiero aprueba entre $1,001 hasta $2,999
5	Aprobación Final	Director Ejecutivo: Aprueba el gasto entre $3000USD y $10,000USD Envía la Solicitud de Aprobación a la Junta para gastos mayores a los $10,000USD a menos que cuente con aprobación previa
6	Compra de Bienes y Servicios	Responsable de Adquisiciones: En el caso de servicios se produce un contrato, Coordinador de Operaciones sumilla contrato para firma de Dirección y comunica a Finanzas Una vez aceptada la cotización y con los respectivos códigos (tarea y objetivo) de financiamiento se procederá con la compra Cuando llega la compra, Una vez que se tenga la mercadería se verificarán cantidades y especificaciones
7	Retiro, Entrega y Registro de Bienes y Servicios	Responsable de Logística y Responsable de Bienes: Retiran y entregan de los materiales los sitios asignados por los solicitantes
8	Recibe Bienes y Servicios	Investigadores Principales y/o Coordinadores de Área Inspecciona la calidad de los bienes y servicios y asegura que sea lo que se pidió Utiliza los bienes y servicios
9	Entrega de Facturas	Responsable de Adquisiciones: Recibe la factura y elabora la OP Adjunta copia de contrato en caso que lo amerite
10	Finaliza la compra	Reponsable de Adquisiciones: Entrega la documentación junto a la OP debidamente firmada para el respectivo proceso de pago a Contabilidad.