Compras

Tramite Compras

El procedimiento proporciona la información requerida para la compra dentro del flujo de aprobaciones para la entrega de los productos solicitados.

Cabe indicar que TODAS las compras mayores a $ 100 deben ser canalizadas a través del Responsable de Adquisiciones.

Las compras de montos menores a $ 100 se los realizarán a través de caja Chica.

Funciones y responsabilidades

• Empleados (solicitantes)
  • Los Empleados tienen la responsabilidad de proporcionar una descripción de los equipos, bienes o materiales que se v.an a pedir (una foto asegura la compra del producto correcto), y la fecha aproximada para su entrega, la misma que se solicita por correo electrónico al Responsable de Adquisiciones.
• Investigadores Principales (IP)y Coordinadores de Area {CA)
  • La responsabilidad de los Investigadores Principales y Coordinadores de Área es asegurar que se proporcionen los documentos de respaldo y la justificación para la compra. Tienen la responsabilidad de aprobar la OP (Orden de Pago) y asegurar los fondos asignados con el código correcto. El IP o CA puede aprobar hasta la cantidad de $1000 USO para adquirir bienes, materiales o suministros.
• Coordinador Financiero
  • Es responsible de realizar las aprobaciones de los pagos de valores de $1,001 hasta US$2,999
• Director Ejecutivo
  • El Director Ejecutivo aprueba las OP por valores de $3000 y superiores . Arturo Izurieta
• Responsable de Adquisiciones
  • El Responsable de Adquisiciones tiene la responsabilidad de contactar a los proveedores para obtener las cotizaciones de materiales con el fin de obtener los mejores costos.
  • El Responsable de Adquisiciones coordinará para que todos los materiales sean entregados en las instalaciones de la FCD (Pta. Ayora).Se registrarán los electrodomésticos y equipos considerados como ***activos fijos. Ejempl : refrigeradora ,aires acondicionados, equipos de buceo, muebles o valores supenores a los $500US.

**La negociación con los proveedores debe enmarcarse bajo principios de transparencia e integridad y bajo ningún aspecto comprometan o pongan en riesgo los intereses y el prestigio de la Organización.

• • El Responsable de Adquisiciones debe asegurar que se adquieren y posteriormente se pagan los precios justos y que los bienes y servicios adquiridos cumplen Jos requerimientos de calidad y garantía.
• Responsable de Logística
  • El Responsable de Logística es responsable de retirar y entregar en buen estado o en estado de funcionamiento en los lugares establecidos por los solicitantes de la compra en coordinación con el Responsable de Adquisiciones.
• Responsable de Bienes
  • Asegura que los productos, materiales o equipos sean registrados en coordinación con,responsable de adquisiciones estos deben constar en el registro de activos y una breve descripción de su estado.

Tipos de Compras

Compras Locales

Toda compra de bienes y servicios realizada dentro de la Región Insular de Galápagos.

Compras Nacionales

Toda compra de bienes y servicios realizada dentro del Ecuador Continental.

Compras Internacionales

Para compras internacionales, se seguirán los procedimientos para importación Y hberac,on de impuestos con el agente de aduana. Esta compra no requerirán proformas locales o nacionales, tomando en cuenta que son producto exclusivos Y solamente se encuentran en el extranjero. Toda compra de bienes Y servic1os realizada en el exterior a través de links (enlaces).

El pago se lo realizará mediante tarjeta de crédito corporativa de acuerdo al procedimiento establecido para su uso.

Compras de Bienes de Capital

únicamente el Director Ejecutivo y/o Junta Directiva según el nivel de autoridad, previa la recomendación de Coordinador Financiero aprobará inversiones de bienes de capital como vehículos, bienes inmuebles, valores e inversiones de acuerdo a los niveles de autorización vigentes.

Compra de Bienes y Servicios no Presupuestados y de Emergencia

En caso de solicitar algún bien y servicio que no se encuentre presupuestado, es necesaria la aprobación del Director Ejecutivo según su nivel de aprobación, con ta justificación del requerimiento del bien y servicio. Para Compras de emergencia, se deberá justificar cada caso y se regularizará el proceso posteriormente.

Compras de Bienes y Servicios con Requerimientos Especiales

Para compras de equipos y productos que requieren de especificaciones técnicas deben contar con correspondiente de acuerdo al siguiente detalle: requieren de especificaciones el visto bueno del técnico

Requerimientos de Cotizaciones

Los montos que van de:

• $500 - $1000 Se requiere minimo de 1 cotización
• $1001 - $3000 Se requiere minimo de 3 cotizaciones y cuadro comparativo

Procedimiento

El cuadro de abajo ilustra el procedimiento y el proceso a seguir para que la compra de materiales, bienes y servicios se cumpla oportunamente, dentro del presupuesto acordado, demostrando los pasos a seguir para iniciar el proceso para solicitar recursos y entregar los productos comprados.

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  DiagramaFlujo